Ratgeber: Mehrfamilienhaus verkaufen | Immobilienreport Mülheim an der Ruhr

Mieterliste ohne Unklarheiten

Erstellen Sie eine Mieterliste je Einheit mit Fläche, Vertragsbeginn, Kaltmiete und Vorauszahlung. Ungeklärte Einheiten oder Pauschalen werden vor der Ertragsrechnung bereinigt.

Die Mieterliste ist das Rückgrat der Verkaufsprüfung und muss jede Einheit eindeutig abbilden. Geben Sie jeder Wohnung eine dauerhafte Kennung, die in Vertrag, Grundriss, Mietkonto und Datenraum identisch bleibt. Führen Sie Wohnungsnummer, Lage im Gebäude, genehmigte Nutzung, Fläche, Vertragsbeginn, Nettokaltmiete, Vorauszahlungen, Kaution und gegebenenfalls Stellplatz getrennt. Namen und Kontaktdaten gehören nicht in die erste anonymisierte Fassung. Gleichen Sie die Liste mit Verträgen, Mietkonto, Grundrissen und tatsächlicher Belegung ab. Pauschalen oder Sammelüberweisungen werden aufgeschlüsselt; mündliche Nebenabreden erhalten einen klaren Prüfstatus. Leerstände, Eigennutzung und gewerbliche Flächen werden ausdrücklich benannt. Stimmen Flächen oder Einheiten nicht mit der Bauakte überein, darf langjährige Vermietung nicht als Genehmigungsnachweis behandelt werden. Dokumentieren Sie außerdem laufende Streitigkeiten, zugesagte Arbeiten und besondere Vertragsbindungen in einer separaten, geschützten Übersicht. Käufer benötigen eine konsistente Einheitenlogik für Ertragsrechnung, Finanzierung und spätere Verwaltung. Jede Zahl sollte zu einem Beleg führen, ohne unnötige Mieterdaten früh offenzulegen. Der nächste Schritt ist ein Vier-Augen-Abgleich zwischen Mieterliste, Vertragsordner und Objektbegehung. Erst wenn keine Einheit doppelt, unklar oder ausgelassen ist, wird die anonymisierte Liste in den Investment-Datenraum eingestellt.

Soll- und Ist-Mieten

Stellen Sie Soll- und Ist-Mieten sowie Rückstände getrennt dar. Potenzialmieten sind keine laufenden Erträge und brauchen eine rechtlich wie marktlich belastbare Herleitung.

Soll- und Ist-Mieten beantworten unterschiedliche Fragen und dürfen nicht zu einer attraktiveren Zahl vermischt werden. Versehen Sie jede Auswertung mit Stichtag und Datenquelle, damit spätere Änderungen erkennbar bleiben. Stellen Sie je Einheit die vertraglich geschuldete Nettokaltmiete, tatsächliche Zahlung, Vorauszahlungen, Rückstände und vereinbarte Besonderheiten dar. Geplante Erhöhungen, Neuvermietungsannahmen oder Marktmieten bilden ein mögliches Szenario, keinen laufenden Ertrag. Begründen Sie solche Annahmen mit rechtlich und marktlich prüfbaren Grundlagen und lassen Sie Einzelfragen fachlich beurteilen. Leerstände werden mit letzter Nutzung, aktuellem Zustand und notwendigen Kosten sichtbar. Prüfen Sie, ob Stellplätze, Nebenflächen oder Gewerbe separat vereinbart und bezahlt werden. Eine Jahresübersicht zeigt Schwankungen besser als ein einzelner Monat. Käufer rechnen nachhaltige Einnahmen gegen Bewirtschaftungs- und Instandhaltungsrisiken; geschönte Sollwerte führen später zu Preisabschlägen oder Vertrauensverlust. Anonymisieren Sie personenbezogene Angaben in frühen Phasen. Verknüpfen Sie jede Ist-Zahl mit dem Mietkonto und jede Soll-Zahl mit dem Vertrag. Der nächste Schritt ist eine Überleitungsrechnung vom vertraglichen Jahressoll zum tatsächlich vereinnahmten Betrag, einschließlich klar bezeichneter Abweichungen. Erst danach werden Potenziale separat gezeigt und ausdrücklich nicht in den bestätigten Bestandsertrag eingerechnet.

Betriebskosten und Rückstände

Bereiten Sie Betriebskostenabrechnungen, Umlageschlüssel und offene Salden auf. Wiederkehrende Differenzen können Bewirtschaftungsrisiko anzeigen und gehören nicht in eine Sammelposition.

Betriebskosten zeigen besonders nachvollziehbar, wie verlässlich ein Mehrfamilienhaus bewirtschaftet wird. Stimmen Sie die Perioden ab, damit Abrechnungszeitraum und Zahlungsjahr nicht miteinander vermischt werden. Sammeln Sie Abrechnungen, Wirtschaftsdaten, Versorgerrechnungen, Umlageschlüssel und Belege für mehrere abgeschlossene Perioden, soweit verfügbar. Stellen Sie umlagefähige Kosten, nicht umlagefähige Eigentümerkosten und individuelle Verbrauchsanteile getrennt dar. Offene Salden, verspätete Abrechnungen oder wiederkehrende Einwände werden je Einheit und Jahr nachvollziehbar erläutert. Eine hohe Vorauszahlung ist kein zusätzlicher Ertrag. Prüfen Sie, ob Leerstandskosten, Hausmeisterleistungen, Versicherung, Wartung und kommunale Abgaben richtig zugeordnet sind. Käufer benötigen außerdem aktuelle Verträge und Kündigungsfristen wichtiger Dienstleister. Datenschutz verlangt, Namen und individuelle Zahlungsdetails zunächst zu reduzieren. Offene Forderungen dürfen weder pauschal als sicher einbringlich noch still als verloren dargestellt werden; Status und vorhandene Schritte werden dokumentiert. Ungewöhnliche Kostensprünge brauchen eine Ursache, etwa Preisänderung, Schaden oder Verbrauch. Der nächste Schritt ist eine Betriebskostenmatrix über die verfügbaren Perioden mit Soll, Abrechnung, Zahlung und offenem Punkt. Sie ermöglicht eine realistische Bewirtschaftungsrechnung und zeigt früh, wo Verkäufer, Verwaltung oder Fachberatung vor der Käuferprüfung noch Unterlagen oder Klärung liefern müssen.

Instandhaltung je Bauteil

Gliedern Sie Instandhaltung nach Dach, Fassade, Technik, Wohnungen und Außenanlagen. Eine einzelne Jahreszahl „saniert“ reicht für ein Gebäude mit mehreren Lebenszyklen nicht.

Ein Mehrfamilienhaus besteht aus Bauteilen mit unterschiedlichen Lebenszyklen. Vermerken Sie zusätzlich, welche Bereiche zugänglich waren und welche fachliche Prüfung noch aussteht. Gliedern Sie die Instandhaltung mindestens nach Dach, Fassade, Fenstern, Heizung, Leitungen, Elektro, Treppenhaus, Wohnungen, Keller und Außenanlagen. Erfassen Sie Jahr, Umfang, Kostenbeleg, Wartung und aktuellen Befund. Die Aussage „saniert“ ist wertlos, wenn offenbleibt, ob nur eine Wohnung oder das gesamte System betroffen war. Ergänzen Sie geplante, angebotene und bereits beauftragte Arbeiten getrennt. Schäden oder wiederkehrende Störungen erhalten eine Chronik mit Ursache und Bearbeitungsstand. Eine fachliche Zustandsaufnahme kann sinnvoll sein, wenn große Bauteile unklar sind; sie darf keine Garantie für verdeckte Bereiche vortäuschen. Käufer kalkulieren Investitionen und Ausfallrisiken über Jahre, nicht nur die aktuelle Optik. Legen Sie deshalb auch Wartungsverträge, Prüfberichte und technische Dokumentation vor. Priorisieren Sie Sicherheits- und Substanzthemen vor dekorativen Arbeiten in einzelnen Einheiten. Der nächste Schritt ist ein Bauteilplan mit kurzfristigem, mittelfristigem und offenem Bedarf, jeweils ohne erfundene Kostengenauigkeit. So kann der Markt den Bestand nachvollziehbar bewerten, und notwendige Investitionen werden weder dramatisiert noch durch eine pauschale Modernisierungsbehauptung verdeckt.

Einheiten und Genehmigungsstand

Gleichen Sie Zahl und Nutzung der Einheiten mit Bauakte und Genehmigungen ab. Eine langjährig vermietete Einheit ist dadurch nicht automatisch baurechtlich geklärt.

Zahl und Nutzung der Einheiten müssen mit dem genehmigten baulichen Bestand vollständig zusammenpassen. Nutzen Sie dafür dieselben Wohnungskennungen wie in Mieterliste und Datenraum. Vergleichen Sie aktuelle Grundrisse, Mieterliste, Teilungs- oder Katasterangaben und Unterlagen aus der Mülheimer Bauakte. Prüfen Sie besonders ausgebaute Dach- oder Kellerräume, zusammengelegte beziehungsweise geteilte Wohnungen, Gewerbenutzung und nachträgliche Anbauten. Eine vorhandene Klingel oder langjährige Mietzahlung beweist keine baurechtliche Zulässigkeit. Weichen Fläche, Nutzung oder Zugang ab, lassen Sie den Sachverhalt durch passende Fachleute und zuständige Stellen klären. Beginnen Sie kein Legalisierungsverfahren ohne Einschätzung zu Machbarkeit, Unterlagen, Kosten und Zeit. Ein offener, klar beschriebener Status kann für Käufer beherrschbarer sein als ein kurz vor Verkauf begonnenes Verfahren ohne Ergebnis. Stellen Sie genehmigte und tatsächlich genutzte Einheiten in einer Matrix gegenüber. Vermarktung und Ertragsrechnung dürfen nicht ungeprüft auf Flächen beruhen, die rechtlich anders einzuordnen sind. Käufer und Finanzierer benötigen diese Klarheit früh. Der nächste Schritt ist die Beschaffung der relevanten Bauaktenunterlagen und ein Planabgleich vor Ort. Erst danach werden Einheitenzahl, Fläche und Nutzung im Exposé sowie im Datenraum verbindlich beschrieben.

Ertragswert nachvollziehbar machen

Ertragswert und Marktpreis hängen von nachhaltigem Ertrag, Kosten und Risiko ab. Käufer rechnen Annahmen nach; dokumentierte Zahlen sind wertvoller als optimistische Multiplikatoren.

Eine nachvollziehbare Ertragsbewertung beginnt bei nachhaltigen Einnahmen und tatsächlich anfallenden laufenden und belegbaren Bewirtschaftungskosten. Halten Sie dabei Sie Bewertungsstichtag, Datenzeitraum und Herkunft jeder wesentlichen Annahme direkt fest. Stellen Sie bestätigte Mieten, Leerstand, nicht umlagefähige Kosten, Verwaltung, Instandhaltung und besondere Risiken transparent zusammen. Einfache Kaufpreisfaktoren können einen ersten Vergleich liefern, erklären aber weder Zustand noch Vertragsqualität oder Mikrolage. Die ImmoWertV ordnet Bewertungsverfahren und Grundstücksmerkmale; die konkrete Anwendung gehört in eine fachgerechte Bewertung. Trennen Sie Ist-Ertrag von rechtlich und marktlich noch zu prüfendem Potenzial. Begründen Sie Annahmen zu Neuvermietung, Kostenentwicklung oder erforderlichen Investitionen und zeigen Sie ihre Auswirkung als Spanne. Vergleiche müssen hinsichtlich Objektgröße, Nutzungsmix, Zustand und Mülheimer Lage ausreichend ähnlich sein. Käufer werden Zahlen nachrechnen; eine vollständig belegte konservative Rechnung schafft mehr Vertrauen als ein optimistischer Multiplikator. Berücksichtigen Sie auch größere absehbare Bauteilmaßnahmen und deren Unsicherheit. Der nächste Schritt ist eine Ertragsbrücke vom aktuellen Jahresergebnis zu mehreren vorsichtigen Szenarien. Zusammen mit Bauteilplan und Mietvertragsprüfung entsteht daraus eine Wertspanne, die Verhandlungen trägt, ohne einen bestimmten Verkaufspreis oder eine sichere künftige Rendite zu versprechen.

Datenschutz im Datenraum

Stellen Sie personenbezogene Mieterdaten gestuft bereit. Für die erste Prüfung genügen anonymisierte Angaben; vollständige Verträge erhalten ernsthafte Interessenten im erforderlichen Rahmen.

Ein Datenraum für ein Mehrfamilienhaus muss nützlich und zugleich datensparsam aufgebaut sein. Benennen Sie eine Person, die Freigaben erteilt, Zugriffe prüft und veraltete Fassungen entfernt. In der frühen Prüfphase genügen anonymisierte Mieterliste, aggregierte Zahlungsinformationen und geschwärzte Verträge, soweit persönliche Angaben für die Entscheidung noch nicht erforderlich sind. Ordnen Sie Zugänge nach Prüfungsstufe und dokumentieren Sie, wer welche Unterlagen erhält. Artikel 5 DSGVO nennt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung und Integrität als Grundsätze. Daraus folgt, dass vollständige Namen, Kontaktdaten, Bankangaben oder sensible Korrespondenz nicht pauschal an jeden Interessenten verteilt werden. Ernsthaftigkeit, Finanzierungsstand und berechtigter Prüfzweck werden vor vertieftem Zugriff geklärt. Nutzen Sie sichere Übermittlung und zeitlich begrenzte Berechtigungen statt unkontrollierter E-Mail-Anhänge. Schwärzungen dürfen wirtschaftlich wesentliche Vertragsinhalte nicht verfälschen; fehlende Information wird als späterer Prüfschritt bezeichnet. Führen Sie ein Inhaltsverzeichnis, Versionsdatum und Ansprechpartner für Rückfragen. Nach Ende eines Prüfprozesses werden Zugänge entzogen. Der nächste Schritt ist ein Berechtigungskonzept mit drei Ebenen: anonymisierte Erstprüfung, vertiefte Due Diligence und vertragsbezogene Übergabe. So bleiben Käufer entscheidungsfähig, während Mieterdaten nur im erforderlichen Umfang und nachvollziehbar verarbeitet werden.

Übergang der Mietverhältnisse

Planen Sie Mietermitteilung, Kautionsübergang, Abrechnung und Objektverwaltung bis zum Besitzwechsel. Der richtige nächste Schritt ist ein Investment-Datenraum, erst danach die gezielte Käuferansprache. Er muss je Einheit Verträge, Soll- und Ist-Mieten, Vorauszahlungen, Kautionen und offene Vorgänge nachvollziehbar verbinden. Ergänzen Sie technische Maßnahmen und nicht umlagefähige Kosten, damit Käufer Ertrag und Instandhaltungsrisiko gemeinsam belastbar bewerten können.

Der Eigentumswechsel betrifft alle laufenden Mietverhältnisse und die gesamte tägliche, kaufmännische und technische Verwaltung des Hauses. Bereiten Sie für jede Einheit Vertrag, Nachträge, Kaution, Mietkonto, Abrechnungsstand, offene Meldungen und Kommunikationsweg vor. § 566 BGB beschreibt den Fortbestand der Miete beim Verkauf; die konkrete Übergabe muss dennoch im Kaufvertrag und praktisch organisiert werden. Stimmen Sie Stichtage für Mieten, Betriebskosten, Dienstleister, Versicherungen sowie Besitz, Nutzen und Lasten mit dem Notariat ab. Informieren Sie Mieter sachlich zum vorgesehenen Zeitpunkt und geben Sie neue Zahlungsdaten erst verlässlich bekannt. Kautionen, Schlüssel, Zählerstände und Originalunterlagen werden protokolliert übergeben. Offene Reparaturen oder Auseinandersetzungen verschwinden nicht durch den Verkauf und brauchen einen klaren Bearbeitungsstand. Planen Sie, wer noch ausstehende Abrechnungen erstellt und wie nachlaufende Belege den neuen Eigentümer erreichen. Auch Hausmeister, Versorger und Verwaltung benötigen eindeutige Ansprechpartner. Personenbezogene Informationen werden geschützt übertragen. Der nächste Schritt ist ein Übergabefahrplan ab Beurkundung bis zum vereinbarten Besitzwechsel. Er ordnet Mitteilungen, Zahlungen, Dokumente und Verantwortlichkeiten so, dass Käufer die Bewirtschaftung ohne Informationsbruch übernehmen und Mieter nicht zwischen alten und neuen Zuständigkeiten geraten.

Quellen zu den genannten Prüfschritten

Die verlinkten amtlichen Seiten belegen die beschriebenen Rechtsgrundlagen und Mülheimer Beschaffungswege. Abruf und redaktionelle Prüfung: 22. August 2026. Allgemeine Informationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

BGB § 566 – Kauf bricht nicht Miete ImmoWertV § 8 – Grundstücksmerkmale ImmoWertV § 24 – Vergleichswertverfahren DSGVO Art. 5 – Grundsätze der Datenverarbeitung