Ratgeber: Unterlagen für den Immobilienverkauf | Immobilienreport Mülheim an der Ruhr

Grundbuch und Eigentumsnachweis

Einen aktuellen Grundbuchauszug erhalten Berechtigte beim Grundbuchamt beim Amtsgericht Mülheim an der Ruhr. Prüfen Sie Eigentümer, Abteilungen II und III; alte private Kopien können überholt sein.

Der Grundbuchauszug zeigt, wer als Eigentümer eingetragen ist und welche Rechte oder Grundpfandrechte vermerkt sind. Verwenden Sie für die Verkaufsvorbereitung einen aktuellen Auszug statt einer alten Kopie aus dem Kaufordner. Berechtigte erhalten ihn beim Grundbuchamt des Amtsgerichts Mülheim an der Ruhr; klären Sie vorab, welcher Nachweis des berechtigten Interesses und welche Angaben zum Grundstück benötigt werden. Prüfen Sie Bestandsverzeichnis sowie Abteilungen I, II und III vollständig. Ein eingetragenes Wegerecht, Wohnrecht oder eine Grundschuld bedeutet nicht automatisch, dass ein Verkauf unmöglich ist, muss aber in Ablauf und Bewertung eingeordnet werden. Stimmen Eigentümername, Erbfall oder Familienstand nicht mit der erwarteten Verfügungslage überein, sollte die rechtliche Klärung früh beginnen. Schwärzen Sie für erste Interessenten keine wertrelevanten Eintragungen, schützen Sie aber unnötige personenbezogene Daten und geben Sie vollständige Dokumente nur kontrolliert weiter. Erstellen Sie keine eigene „bereinigte“ Abschrift. Notieren Sie Ausstellungsdatum und Herkunft und legen Sie ergänzende Bewilligungen geordnet daneben. Der nächste Schritt ist eine Liste aller Eintragungen, die vor Vertragsentwurf erklärt, abgelöst oder mit fachlicher Hilfe geprüft werden müssen. Stimmen Sie bei Grundpfandrechten außerdem früh den Ablöseweg mit dem Kreditinstitut ab.

Flurkarte und Grundstücksangaben

Die Liegenschaftskarte bestellt man beim städtischen Kataster mit Rechnungsadresse, Grundstückslage, gewünschter Lieferform und Maßstab. Gemarkung, Flur und Flurstück helfen bei größeren oder mehreren Parzellen.

Die Liegenschaftskarte verbindet Grundstückslage mit Gemarkung, Flur und Flurstück und hilft, mehrere Parzellen oder Grenzverläufe richtig zuzuordnen. Bei der Stadt Mülheim kann die Karte mit Angaben zur Grundstückslage, gewünschter Lieferform, Maßstab und Rechnungsadresse bestellt werden. Prüfen Sie vor der Bestellung, ob sämtliche zum Verkauf gehörenden Flurstücke bekannt sind; ein Hof, eine Zufahrt oder eine Gartenfläche kann rechtlich auf einer eigenen Parzelle liegen. Vergleichen Sie die Karte mit dem Grundbuchbestandsverzeichnis und markieren Sie Abweichungen, statt sie stillschweigend zu erklären. Die Darstellung ersetzt keine Grenzfeststellung vor Ort und beweist nicht, dass ein Zaun exakt auf der rechtlichen Grenze steht. Für die Vermarktung sollte klar sein, welche Fläche verkauft wird, wie die Zufahrt erfolgt und ob Wege über andere Grundstücke führen. Bewahren Sie die Originaldatei unverändert auf und erstellen Sie kommentierte Arbeitskopien getrennt. Benennen Sie Maßstab, Ausgabedatum und Quelle, damit der Plan nicht mit einem Grundriss verwechselt wird. Bei unklaren Grenzanlagen oder Teilungsabsichten ist der nächste Schritt eine fachliche beziehungsweise katasterbezogene Klärung, bevor Maße oder Nutzungsmöglichkeiten zugesichert werden. Prüfen Sie zusätzlich, ob Nebengebäude auf den dargestellten Flurstücken liegen.

Bauakte, Genehmigungen und Pläne

Für Hausakten vergibt die Mülheimer Bauaufsicht online Termine. Eigentümer oder Bevollmächtigte weisen ihre Berechtigung nach; lassen Sie relevante Genehmigungen, Pläne und Berechnungen vollständig erfassen.

Die Bauakte kann zeigen, welche Gebäude, Anbauten, Nutzungen und Pläne genehmigt oder dokumentiert wurden. Für die Einsicht bei der Mülheimer Bauaufsicht benötigen Eigentümer oder Bevollmächtigte einen Termin und einen geeigneten Berechtigungsnachweis. Stellen Sie vorher eine Liste der Bauteile zusammen, die heute vorhanden sind: Dachausbau, Wintergarten, Garage, Nutzungsänderung oder zusammengelegte Räume. Erfassen Sie bei der Einsicht relevante Genehmigungen, Grundrisse, Schnitte, Flächenberechnungen und statische oder sonstige Unterlagen vollständig, soweit sie für den Verkauf benötigt werden. Das bloße Vorhandensein eines Plans beweist nicht, dass die Ausführung ihm entspricht. Vergleichen Sie Aktenstand und tatsächlichen Zustand Raum für Raum. Fehlende Unterlagen bedeuten ebenso wenig automatisch Illegalität wie eine alte Zeichnung automatisch eine heutige Genehmigung bestätigt. Bei Abweichungen sollte fachlich geklärt werden, was nachweisbar, genehmigungsbedürftig oder nur anders dokumentiert ist. Versprechen Sie Interessenten keine nachträgliche Genehmigung. Legen Sie Aktenfund, eigene Beobachtung und fachliche Bewertung getrennt ab. Der nächste Schritt ist die Priorisierung jener Abweichung, die Fläche, Nutzung oder Kaufentscheidung am stärksten beeinflussen kann. Dokumentieren Sie auch erfolglose Suchen, damit später niemand einen vollständigen Aktenbestand unterstellt. Halten Sie das Datum der Einsicht fest.

Flächenberechnung und Kubatur

Wohn- und Nutzflächen brauchen eine benannte Berechnungsgrundlage. Stimmen Plan, Genehmigung und heutiger Zustand nicht überein, wird die Abweichung vor dem Inserat geklärt.

Flächenangaben gehören zu den wichtigsten Vergleichsgrößen und müssen deshalb eine erkennbare Grundlage haben. Suchen Sie die ursprüngliche Wohnflächenberechnung, genehmigte Pläne und gegebenenfalls eine Berechnung von Bruttorauminhalt oder Kubatur zusammen. Prüfen Sie, ob sich Dachausbau, Balkone, Terrassen, Wintergärten oder Raumaufteilungen seitdem verändert haben. Wohnfläche, Nutzfläche, Grundstücksfläche und Bruttogrundfläche dürfen im Exposé nicht vermischt werden. Eine Zahl aus einer früheren Anzeige ist kein eigener Nachweis. Benennen Sie Berechnungsdatum und angewandte Regel; bei Wohnraum können etwa Dachschrägen und Außenflächen die anrechenbare Fläche beeinflussen. Stimmen Unterlagen und heutiger Zustand nicht überein, lassen Sie die Fläche fachgerecht prüfen oder geben Sie die Unsicherheit eindeutig an. Eigenes Nachmessen kann Auffälligkeiten zeigen, ersetzt bei relevanten Abweichungen aber keine nachvollziehbare Berechnung. Bewahren Sie Aufmaß, Rechenweg und Planbezug gemeinsam auf. Für Käufer sollte sichtbar sein, welche Räume in welcher Kategorie enthalten sind. Der sinnvolle nächste Schritt ist ein Flächenblatt mit Quelle, Stand und Abgrenzung, das vor Veröffentlichung gegen die Bauakte und den realen Grundriss geprüft wird. Erklären Sie dort auch Rundungen, damit Summen und Einzelräume rechnerisch zusammenpassen. Weisen Sie nicht anrechenbare Bereiche gesondert aus.

Energieausweis und Modernisierungen

Energieausweis, Heizungsangaben und Rechnungen zu Modernisierungen beantworten unterschiedliche Fragen. Ordnen Sie jedes Dokument dem Bauteil und Ausführungsjahr zu.

Energieausweis und Modernisierungsnachweise beantworten unterschiedliche Fragen und sollten gemeinsam, aber nicht austauschbar bereitgestellt werden. Prüfen Sie früh, welcher Energieausweis für das Objekt erforderlich oder vorhanden ist, ob er noch zum Gebäude passt und welche Angaben daraus für die Anzeige relevant werden. § 80 GEG regelt Pflichten rund um Ausstellung und Verwendung; Besonderheiten des Einzelfalls sollten bei Unsicherheit fachlich geklärt werden. Legen Sie daneben Rechnungen, Fachunternehmerunterlagen und Produktangaben zu Heizung, Fenstern, Dämmung oder Dach ab. Ordnen Sie jede Maßnahme einem Bauteil, Ausführungsjahr und möglichst dem ausgeführten Umfang zu. Eine Rechnung belegt nicht automatisch eine energetische Gesamtwirkung, und ein Ausweis garantiert keine individuellen Verbrauchskosten. Vermeiden Sie deshalb Werbeaussagen, die über die Dokumente hinausgehen. Sind Maßnahmen nur teilweise ausgeführt oder Unterlagen verloren, beschreiben Sie den belegbaren Stand. Fotografien während der Arbeiten können ergänzen, ersetzen aber keine fachlichen Nachweise. Der nächste Schritt ist eine chronologische Modernisierungsliste, deren Einträge jeweils auf eine konkrete Datei verweisen. So können Interessenten Zustand und Energieangaben prüfen, ohne aus unsortierten Belegen eigene Vermutungen bilden zu müssen. Kontrollieren Sie zudem, ob Adress- und Gebäudebezeichnung auf dem Ausweis eindeutig zum Verkaufsobjekt passen.

WEG-Unterlagen bei Wohnungen

Bei Wohnungen fordert man Teilungserklärung, Aufteilungsplan, Protokolle, Beschlusssammlung, Wirtschaftsplan, Abrechnung und Rücklagenstand bei Verwaltung oder eigenen Akten an.

Bei einer Eigentumswohnung entscheidet der Käufer nicht nur über die Einheit, sondern tritt in eine bestehende Gemeinschaft ein. Stellen Sie deshalb Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan vollständig bereit und prüfen Sie, ob Nachträge existieren. Ergänzen Sie aktuelle Beschlüsse, Niederschriften der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht beziehungsweise Informationen zur Rücklage und Hinweise auf beschlossene oder diskutierte Maßnahmen. § 24 WEG betrifft unter anderem Niederschriften; einzelne Protokolle ersetzen jedoch nicht den Gesamtblick auf die Gemeinschaft. Fordern Sie fehlende Unterlagen rechtzeitig bei Verwaltung oder aus den eigenen Akten an und klären Sie, welche Auskunft Sie als Eigentümer erhalten können. Markieren Sie Sondernutzungsrechte, Kostenverteilungen und laufende Sonderumlagen. Eine hohe Rücklage ist ohne Gebäudezustand und geplante Arbeiten ebenso wenig aussagekräftig wie ein niedriges Hausgeld ohne Leistungsabgrenzung. Schützen Sie Kontodaten, Unterschriften und personenbezogene Angaben, soweit sie für Interessenten nicht erforderlich sind. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis nach Dokumentart und Zeitraum. Der nächste Schritt ist eine schriftliche Zusammenfassung offener Gemeinschaftsthemen, die sich auf die Originalunterlagen zurückführen lässt. Fragen Sie die Verwaltung nach dem Stichtag der bereitgestellten Finanzangaben. Prüfen Sie außerdem, ob ein Verwalterwechsel bevorsteht.

Mietunterlagen bei Kapitalanlagen

Bei Vermietung gehören Mietvertrag, Nachträge, Kautionsnachweis, Betriebskostenabrechnung und Mietkonto zusammen. Persönliche Mieterdaten werden erst im erforderlichen Umfang zugänglich gemacht.

Bei einer vermieteten Immobilie brauchen Kaufinteressenten einen nachvollziehbaren Überblick über das bestehende Mietverhältnis, dürfen aber nicht unnötig persönliche Informationen erhalten. Sammeln Sie Mietvertrag, sämtliche Nachträge, Übergabeunterlagen, aktuelle Miethöhe, Betriebskostenvorauszahlungen, letzte Abrechnung, Kautionsnachweis und gegebenenfalls sachlich dokumentierte Rückstände oder Vereinbarungen. Trennen Sie Kaltmiete, umlagefähige Zahlungen und sonstige Positionen. Prüfen Sie, ob mündliche Abreden bestehen, und lassen Sie deren rechtliche Bedeutung bei Bedarf fachlich klären, statt sie zu verschweigen oder nachträglich umzudeuten. Schwärzen Sie für frühe Prüfphasen sensible Daten, die für die wirtschaftliche Einordnung nicht nötig sind, und steuern Sie den Zugang stufenweise. Geben Sie keine Prognose über Kündigungsmöglichkeiten oder künftige Mieterhöhungen als sichere Tatsache aus. Der Käufer benötigt den realen Vertragsstand, nicht ein optimiertes Wunschszenario. Stimmen Mieterliste, Zahlungsübersicht und Vertragsdateien aufeinander ab. Der nächste Schritt ist eine datensparsame Mietakte mit Stichtag und Inhaltsverzeichnis. Vor Vertragsentwurf werden alle besonderen Vereinbarungen und offenen Forderungen ausdrücklich benannt, damit sie in Prüfung und Übergabe berücksichtigt werden können. Ergänzen Sie die zuletzt erfolgte Betriebskostenabrechnung samt Prüfstatus und etwaigem Saldo. Halten Sie die tatsächliche Kautionsverwahrung nachvollziehbar fest.

Dokumentenraum mit Versionsklarheit

Benennen Sie Dateien verständlich und halten Sie nur eine aktuelle Version bereit. Der Dokumentenraum ist fertig, wenn ein Käufer Herkunft, Datum und Bedeutung jedes wesentlichen Nachweises erkennen kann.

Ein guter Dokumentenraum schafft eine einzige erkennbare Wahrheit, statt mehrere fast gleiche Dateien zu verteilen. Legen Sie zuerst eine unveränderte Originalebene an und arbeiten Sie mit getrennten, gegebenenfalls geschwärzten Freigabekopien. Verwenden Sie verständliche Dateinamen mit Dokumentart, Bezugsobjekt und Datum. Ein Inhaltsverzeichnis nennt Herkunft, Stand, Seitenzahl, Vertraulichkeitsstufe und offene Ergänzungen. Entfernen Sie Dubletten nicht, bevor geklärt ist, ob es sich um unterschiedliche Fassungen handelt; kennzeichnen Sie überholte Versionen eindeutig und geben Sie sie nicht versehentlich frei. Zugriffsrechte richten sich nach der Verkaufsphase: Eine erste Objektprüfung benötigt weniger personenbezogene Daten als die Vorbereitung eines Vertrags. Protokollieren Sie, wann eine wesentliche neue Unterlage ergänzt wurde, und informieren Sie ernsthafte Interessenten einheitlich. Vermeiden Sie private Cloudlinks ohne Zugangskontrolle sowie Dateisammlungen per unübersichtlicher E-Mail. Prüfen Sie vor Freigabe, ob jede Aussage im Exposé auf einen aktuellen Nachweis verweist und ob vertrauliche Daten geschützt sind. Der Dokumentenraum ist entscheidungsreif, wenn Herkunft, Gültigkeit und Bedeutung jeder wesentlichen Datei ohne mündliche Zusatzgeschichte verständlich bleiben. Sichern Sie abschließend einen datierten Stand für die spätere Vertrags- und Übergabedokumentation. Prüfen Sie regelmäßig ablaufende Links und entziehen Sie nicht mehr benötigte Zugriffe.

Quellen zu den genannten Prüfschritten

Die verlinkten amtlichen Seiten belegen die beschriebenen Rechtsgrundlagen und Mülheimer Beschaffungswege. Abruf und redaktionelle Prüfung: 22. August 2026. Allgemeine Informationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

Stadt Mülheim – Grundbuchauszüge beim Amtsgericht Mülheim Stadt Mülheim – Liegenschaftskarte / Flurkarte bestellen Stadt Mülheim – Bauakteneinsicht bei der Bauaufsicht GEG § 80 – Ausstellung und Verwendung von Energieausweisen WEG § 24 – Einberufung und Niederschrift